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La Guerra Contra la Complejidad: Un Viaje hacia la Efectividad Empresarial I

Capítulo 32


Le he declarado la guerra a la complejidad.


En el mundo de los negocios donde me desarrollo me he topado con un gran problema: las cosas se complican demasiado. A todos los niveles dentro de la empresa. Sin excepción.


Voy a hacer una serie de artículos sobre la temática de "mi guerra" contra la complejidad en el mundo empresarial.

Este será uno de varios episodios sobre el tema.


Esta complicación se mete en nuestro día a día, nos confunde y nos hace más lento el camino hacia las metas que queremos alcanzar. La compleljidad y el desorden se vuelven piedras en el zapato cuando queremos ser eficaces en lo que hacemos.


Hoy, quiero invitarte a pensar en cómo podemos evitar complicarnos demasiado en nuestras empresas, usando ideas sencillas.

Hola, hola, hola!🎉

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La hipótesis que te propongo hoy para nuestra reflexión toca las fibras fundamentales de la gestión empresarial.

Se basa en el principio físico de la entropía, según el cual, todo sistema tiende naturalmente hacia el desorden o el caos (aumento de la entropía).


En un escenario empresarial, este caos se traduce en desorganización, ineficiencias, fallos en la operativa diaria y sobre todo en un aumento de la complejidad. Y más desorden y complejidad implica menor efectividad.


Para contrarrestar esta tendencia y mantener el orden, es indispensable aplicar una fuerza constante, que en términos empresariales, se traduce en la inversión de trabajo y recursos.

Poniendo el símil de un jardín, este requiere de riego y poda constante para evitar que se torne en una selva indomable. Así una empresa requiere de esfuerzos sostenidos para mantenerse organizada y funcional.


Por lo tanto, si todo sistema tiende al caos en forma de aumento de la complejidad y una reducción de la efectividad, cuanto más trabajemos en crear sistemas simples ("make it simple") y los mantengamos así a toda costa evitando la complejidad "keep it simple", menos recursos y esfuerzo necesitaremos para mantener a raya el caos.


Pero vamos a comenzar dejando claro ciertos conceptos.


Empecemos definiendo qué es la efectividad para que quede claro la diferencia de tres términos que mezclamos y no son lo mismo. Eficiencia, eficacia y efectividad.


  • La eficiencia se centra en cómo se realizan las tareas y procesos. Una operación eficiente es aquella que utiliza la menor cantidad de recursos (como tiempo, dinero y mano de obra) para producir un output determinado.

  • La eficacia está más orientada a los resultados que a los procesos. Se refiere a la capacidad de alcanzar un objetivo o cumplir con un propósito particular.

  • La efectividad es una visión más holística que combina elementos de eficiencia y eficacia. Una operación efectiva no solo logra sus objetivos (eficacia), sino que también lo hace de manera optimizada (eficiencia).

Si la la compeljidad es enemiga de la efectividad, por lo tanto para mejorar la efectividad debemos trabajar muy duro en mejorar la simplificación de nuestras empresas. Pero recuerda, la frase de Albert Einsten.

Las cosas deben hacerse tan simples como sea posible, pero no más simples.

Dentro de mi cruzada a favor de la simplicidad, hoy voy a comenzar por la raíz del aumento de la complejidad dentro de las empresas.

Donde comienza toda la complejidad, es en la forma en que las empresas se organizan.


Nos encanta crear organizaciones separadas en forma de áreas estancas enfocadas a las tareas que se realizan, no en relación a los procesos y sistemas de nuestra cadena de valor como empresa.


Un ejemplo muy claro es el caso de los departamentos de ventas y de servicio al cliente. Si el equipo de ventas está cerrando acuerdos sin comunicarse efectivamente con el equipo de servicio al cliente, podrían estar prometiendo características, servicios o plazos de entrega que no se pueden cumplir. Esto no solo puede llevar a una experiencia de cliente negativa, sino que también puede desencadenar una serie de problemas operativos y reclamaciones que consumen tiempo y recursos valiosos.


Las 4 Áreas únicas que toda empresa tiene


Pero deja que te exponga cómo me resulta más fácil explicar a mis clientes cómo se organiza una empresa de manera simple, pero increíblemente poderosa.


En las empresas hay 4 áreas que todas comparten. Todas.

Nos empeñamos en buscarle tres pies al gato a la hora de hacer organigramas. Al diseñar organizaciones, ni te cuento.


Pero es que sólo existen 4 áreas, repito.

Al menos para el 99.9% de las empresas así es. No me gusta no dejar abierta una puerta por si existe o existirá una empresa que carezca de una o varias. Hay empresas públicas que me dicen carecen del área de atracción (marketing). Tengo mis dudas sobre eso, porque que no se tenga no quiere decir que no se necesite.


No se trata de 4 departamentos, esos pueden ser infinitos, se trata de áreas por las que ocurren cosas que afectan a la cadena de valor de la empresa y por lo tanto a los clientes.


El tamaño de cada área sí depende de muchos factores. Entre estos factores están el tipo de sector/giro donde opera la empresa, si venden productos o servicios, o una mezcla de ambos, si es una empresa con fines lucrativos o no, etc. Pero el tamaño no afecta a la estructura.


No te enrolles Andrés. ¿Cuáles son las 4 áreas?

Ahí van:

  • Atracción

  • Venta y conversión

  • Generación y entrega

  • Recaudación y Soporte

y ya.


Dame unos pocos minutos para explicarme mejor.

Porque así visto parece que nos faltan todas las áreas tradicionales. Empezando por Recursos Humanos, o como cada uno le llame ahora, Departamento de Personas, Departamento de Talento, Departamento de la Felicidad, etc. Yo creo que es el área de la empresa que más nombres tiene. Como gusto personal el de Talento es mi favorito.


Sigo que me pongo a divagar y no paro.


¿Y en qué consiste cada Área?


Atracción

En esta área se llevan a cabo las siguientes actividades. Básicamente se consigue atraer a personas hacia mi empresa para que conozcan mis productos o servicios. De ahí el nombre bastante "bien tirado" de Atracción.


Cuanto más profunda sea la atracción más fácil será la conversión. Marketing, suele ser la palabra más usada para este área, pero me gusta más Atracción, queda más entendible y más amplia.

Marketing, redes sociales, customer experiences, etc., todo cabe en esta área y pueden ser departamentos diferentes dentro del mismo área.


Conversión

Después de atraer al cliente pasamos a la fase de convertirlo en cliente. Otro nombre bien tirado, Conversión.

Una persona pasa de ser un atraído a un prospecto y de ahí a un cliente que realiza una venta.

Comercial, ventas es como la solemos identificar.

Donde termina atracción y comienza conversión es una línea difusa pero cada empresa decide. Pero creo que queda claro el concepto.


Generación y Entrega.

Aquí es donde se produce mi producto o se genera el servicio que produce, desarrolla o proporciona mi empresa. Ya sea un producto o servicio, generado anterior o una posterior a la venta.


Operaciones, producción, logística, desarrollo suelen ser los nombres que le damos, pero el Área realmente lo que hace es Generar un producto o un servicio y entregarlo a un cliente.


En la entrega me refiero, a todas las actividades que realiza la empresa para poner lo que proporcionamos a disposición del cliente de la forma y lugar especificado. Ya sea físico o virtual.


Recaudación y Soporte.

Esta área convierte la venta en dinero. Añadiendo que en ésta también, se consigue optimizar el flujo de capital para hacer que la empresa funcione.

Además sirve para dar soporte a las otras áreas.

En esta área, se incluyen Facturación, Finanzas, RRHH, etc. Cualquier área que sirva de soporte al resto y no esté incluida


Esta distribución, de la empresa en áreas es de las herramientas que más utilizo cuando comienzo a simplificar empresas. Es comenzar a solucionar los problemas de complejidad desde la raiz del problema. Es muy fácil de hacer y coloca a cada departamento, procesos, sistema y persona en su lugar.


Reflexión Final

Llegando al final de esta newsletter, la idea de simplificar las cosas resuena fuerte.

Hemos visto cómo la complicación nos enreda y cómo la simplicidad nos ayuda a trabajar mejor.

Al dividir la empresa en cuatro áreas básicas, hemos aclarado el panorama, y ahora podemos ver mejor dónde están los problemas y cómo usar mejor nuestros recursos.


Pero esto no es un punto final, es solo el comienzo de seguir mejorando.

La propuesta es clara: hacer las cosas más sencillas para trabajar mejor, poner orden para seguir adelante.

En cada decisión, en cada tarea, la posbilidad de simplificar es también una oportunidad de acercarnos más rápido a nuestras metas.

La lucha contra la complejidad es de todos los días, y tenemos la oportunidad de liderar esta lucha, haciendo las cosas más sencillas y marcando un camino claro hacia el éxito que queremos.

Y hasta aquí mi edición de esta semana. Como siempre gracias por leer lo que escribo.


Espero de corazón que te hay hecho pensar y que puedas poner en práctica lo aprendido cuanto antes,. Me encantaría escuchar tus experiencias, dudas y reflexiones.

Contáctame, si quieres, siempre contesto.

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Un abrazo a tod@s. Andrés

FAQs y Preguntas de Respaso


¿Qué significa simplificar la empresa según la propuesta de este artículo? Simplificar la empresa implica reducir la complejidad en la organización, estructurando la empresa en cuatro áreas básicas: Atracción, Venta y conversión, Generación y entrega, y Recaudación y Soporte. Esto ayuda a visualizar y gestionar mejor los procesos, con el objetivo de ser más eficaces y alcanzar las metas de manera optimizada.


¿Cómo la complejidad afecta la eficacia en una empresa? La complejidad crea desorganización, ineficiencias y fallos en la operativa diaria, lo que resulta en una reducción de la efectividad. Esto a su vez, enlentece el camino hacia el logro de las metas y consume más recursos y esfuerzos para mantener el orden.


¿Qué es la efectividad y cómo se diferencia de la eficiencia y la eficacia? La efectividad es una visión holística que combina elementos de eficiencia y eficacia. Mientras la eficiencia se centra en cómo se realizan las tareas y procesos con la menor cantidad de recursos, la eficacia se orienta a los resultados y al cumplimiento de objetivos. La efectividad busca lograr los objetivos de manera optimizada, combinando eficiencia y eficacia.


¿Cómo contribuye la simplificación a la gestión empresarial? La simplificación ayuda a desenredar la complejidad, clarifica la estructura organizativa y permite una gestión más efectiva. Facilita la identificación y resolución de problemas, optimiza la utilización de recursos, y permite una comunicación y coordinación más fluida entre las diferentes áreas de la empresa.


¿Cómo se aplicaría esta propuesta de simplificación en la práctica? La propuesta sugiere empezar por reorganizar la empresa en cuatro áreas mencionadas, y luego trabajar en la simplificación de procesos dentro de cada área. También sugiere mantener una perspectiva de simplificación en cada decisión y tarea, y aplicar esfuerzos sostenidos para mantener el orden y evitar la recaída en la complejidad.





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