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Máxima Velocidad: Consejos Prácticos para Acelerar tus Proyectos

Capítulo 29



Déjame que empiece contándote lo que me pasó esta semana.


Durante una reunión de consejo en uno de mis clientes, justo cuando ya recogíamos nuestras cosas y la conversación se hacía más distendida y personal, alguien de la propiedad, de cuyo nombre no quiero acordarme, me hizo una pregunta que, imediatamente, supe sería el tema sobre el que reflexioanr en la newsletter de esta semana.

“Andrés, tengo la sensación de que somos muy lentos en conseguir llevar a cabo todos los proyectos. Venimos a este consejo y al debatir sobre el día a día, veo que todo está controlado, pero al revisar los proyectos pendientes y sus avances, siento que vamos a paso de caracol”.

Yo también tengo esa sensación. Y la tengo no solo con ellos sino con muchos otros clientes. La gestión de proyectos es un área increíblemente importante.


Me explico.

¡Hola, hola, hola!🎉

Bienvenido/a a Momentum, mi newsletter semanal.

Un espacio donde todos los emprendedores y empresarios podemos reflexionar, conversar y aprender, para convertir nuestros proyectos en empresas rentables, escalables y prestigiosas.

¡Te invito a subscribirte a esta Newsletter!

En el "inqueto" mundo empresarial actual, las empresas medianas y pequeñas poseen una ventaja competitiva crucial sobre las grandes empresas: la velocidad.

Esta rapidez no solo se refiere a la ejecución, sino también a la capacidad de adaptarse, innovar y cambiar rápidamente en respuesta a las demandas del mercado.


Por lo tanto, si una PYME(pequeñas y medianas empresas) no consigue ser increíblemente veloz en la adaptación de su negocio al mercado, va a perder una ventaja competitiva fundamental.


Hoy quiero que reflexionemos juntos sobre esto, por qué somos tan lentos en llevar un proyecto a término en tiempo y forma y cómo podemos hacer para agilizar nuestra organización.


Si conseguimos que nuestra empresa sea una "máquina de crear e implantar proyectos", siempre estaremos un paso por delante del resto de nuestra competencia.


“El éxito siempre ha sido fácil de medir. Es la distancia entre el punto de partida y el punto final de tus logros.” - Chris Guillebeau

Nota Importante: Antes de empezar en detalle quiero dejar claro algo. Aunque los recursos son esenciales para cualquier proyecto, asumiremos, para este artículo, que la empresa ya cuenta con ellos. Ese es tema para otra edición de la Newsletter que haré en exclusividad.


Nos centraremos en los factores que influyen en la velocidad de implantación y arranque de un proyecto.


Los 9 aceleradores del diseño e implantación de nuevos proyectos.


Hoy, exploraremos los 9 aceleradores cruciales que impulsan este proceso, facilitando un camino más fluido y exitoso hacia la realización de tus visiones empresariales. De estos hay 3, que son las columnas que sustentan al resto: La Definición y Objetivos de Proyecto, tener un Responsable del mismo y tener y utilizar unas Herramientas de Seguimiento. Sin estos, el resto carece de valor.


1.- Burocracia Ágil

Comencemos con un hecho simple pero poderoso: las empresas pequeñas y ágiles a menudo disfrutan de una ventaja significativa gracias a su estructura menos burocrática.


Curiosamente, las empresas más pequeñas tienden a tener menos burocracia. Cuando los propietarios o directivos tienen un control directo y son tanto ejecutores como aprobadores, la implementación del proyecto suele ser más rápida.


Y sí, es más rápida, pero se produce por el esfuerzo personal de una persona y un enfoque único. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y se vuelven más complejas, se genera la necesidad de delegar. La inevitable delegación de responsabilidades puede introducir niveles adicionales de aprobación, ralentizando el ritmo de implementación.


En otras ocasiones, una persona de la organización (suele ser alguien de la propiedad en las PYMES) se convierte en el cuello de botella, ya que cualquier paso de avance necesita de su aprobación.


Ser conscientes de que la burocracia debe ser una forma de evitar errores y asegurar la calidad en el proceso, no algo que ralentiza el proceso. Es un delicado equilibrio que requiere una gestión astuta y consciente para no obstaculizar la innovación y la ejecución rápidas.


2.-Definición y Objetivos del Proyecto


Sin una brújula, es fácil perderse. Lo mismo ocurre con los proyectos que carecen de una definición y objetivos claros desde el inicio. Una visión clara y bien articulada actúa como un faro, guiando a todo el equipo hacia el mismo destino con un sentido de propósito y dirección unificados.


No solo basta con decir cuál es el proyecto. A veces, explicar por qué necesitamos hacer el proyecto a la organización ayuda a que todos se involucren en su desarrollo. Y sorpresivamente, al hacerlo, recibimos información crucial para agilizar su implantación o para evitar errores no previstos.


Sin esta información y sin metas a las que llegar, carece de sentido el proyecto. Remaremos con rumbo a lo desconocido. Acertar será cuestión de suerte y no de intención.


3.-Responsabilidad del Proyecto


Sin un líder claro y comprometido, incluso el proyecto más prometedor puede perderse en el laberinto de la indecisión y la falta de dirección.


Es fundamental tener a bordo a alguien con la visión y la determinación para guiar el proyecto hacia sus objetivos, superando los obstáculos y desafíos que inevitablemente surgirán en el camino.


Si todos somos responsables, no hay responsanbles. Cada proyecto debe tener una cabeza que empuja a la organización para conseguir crear en o¿implat el proyecto del que es responsable.


Además, y uniéndolo a la necesidad de que la burocracia no sea un obstáculo, debe ser alguien con el nivel de confianza necesario por parte de la propiedad, para tomar ciertas decisiones que no frenen el proyecto, sin necesitar autorización.


Y, en consecuencia, debe tener el nivel de capacitación adecuada como Gestor de Poryectos.


4.-Herramientas de Seguimiento


En la era digital, las herramientas adecuadas para la Gestión de Proyectos están al alcance de cualquiera. No existen barreras para acceder a herramientas por costo o por complejidad.


Un conjunto robusto de soluciones tecnológicas para monitorear el progreso puede ser el aliado más fuerte en la implementación rápida y eficiente de proyectos, proporcionando una visión clara del avance y destacando las áreas que requieren atención inmediata.


Y además, proporcionan esa tranquilidad a la Dirección General, de que los proyectos llevan el ritmo adecuado, generando confianza y tranquilidad.


5.-Mentalidad de Innovación


Una mentalidad de innovación no es simplemente un "plus" o un "extra" que tu empresa podría tener; es una necesidad absoluta en el mundo empresarial de hoy. Una cultura que respire, viva y celebre la innovación y la adaptabilidad es más que deseable; es un requisito esencial para cualquier empresa que aspire a prosperar en el mercado actual.


Pero, ¿qué significa realmente tener una mentalidad de innovación?

Primero, es vital comprender que la innovación no se trata solo de tener ideas brillantes de vez en cuando. Se trata de fomentar un ambiente donde la creatividad y el pensamiento fuera de la caja no solo sean permitidos, sino activamente alentados y recompensados.


Las empresas que realmente valoran la innovación son aquellas que están dispuestas a tomar riesgos calculados, aquellas que ven los fracasos no como catástrofes, sino como oportunidades de aprendizaje.


Además, una mentalidad de innovación implica estar siempre en movimiento, siempre buscando maneras de hacer las cosas de manera más eficiente y efectiva.Las empresas que internalizan y viven estos valores tienden a moverse con una velocidad y precisión, implementando nuevos proyectos con una eficacia y una fluidez que dejan atrás a sus competidores más rígidos y tradicionales.

“La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo.” - Alan Kay

6.-Principios Empresariales


"Hacer que las cosas ocurran" (Make it happen) va más allá de ser un simple mantra motivacional que se dice en las reuniones. Las empresas que realmente encarnan este principio son proactivas, decididas y, sobre todo, efectivas en la realización de sus objetivos.


Estas no son organizaciones que se sientan a esperar que las oportunidades caigan del cielo. En cambio, salen y crean oportunidades por sí mismas. Adoptan una postura decidida y rápida en la toma de decisiones, lo que les permite moverse con agilidad y responder a las demandas del mercado con una velocidad impresionante.


Este tipo de mentalidad proactiva y decidida es contagiosa, y puede inspirar a toda la organización a adoptar una actitud similar, creando una cultura empresarial dinámica y orientada a la acción.


Desde el responsable del proyecto ala propiedas este principio debe estar arraigado en los valores de la empresa.


7.-Estructuras Claras


Definir roles y responsabilidades con claridad no es simplemente un ejercicio burocrático. Es una estrategia esencial y proactiva para acelerar el proceso de implementación de proyectos y evitar la duplicación de esfuerzos y recursos. (O irse por las ramas en partes de los proyectos que no son esenciales para su consecución).


Cuando cada miembro del equipo sabe exactamente qué se espera de él o ella, y comprende cómo su rol individual contribuye al éxito del proyecto en general, el trabajo puede avanzar con una sincronización y coherencia perfectas.


8.-Comunicación Efectiva


La comunicación es el pegamento que mantiene unidos a todos los elementos de un proyecto. Una comunicación abierta, transparente y constante no solo ayuda a evitar malentendidos y errores, sino que también fomenta un ambiente de confianza y colaboración entre los miembros del equipo.


Informar a toda la organización sobre los detalles, beneficios y progresos del proyecto no es un lujo, es una necesidad para asegurar el compromiso y la alineación de todos los involucrados.


Las herramientas de seguimiento de las que hemos hablado al inicio son la base para recopilar esta información.


9.-Flexibilidad


En un entorno empresarial siempre cambiante y dinámico, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios e imprevistos es una habilidad invaluable.


El no uso de este acelerador, muchas veces provoca que los proyectos se paren. Ante una adversidad menor, hasta el proyecto mejor planificado puede sufrir retrasos o incluso que se descarte. Planificar es crucial, pero ser flexible y estar dispuesto a ajustar esos planes según sea necesario es igualmente importante.


La flexibilidad permite a las empresas navegar por las aguas turbulentas del cambio sin perder de vista sus objetivos finales.


En resumen, implementar nuevos proyectos es un reto, pero también es gratificante y emocionante. Prestar atención a estos nueve puntos facilitará el proceso de diseño e implementación, llevando tus proyectos del inicio al éxito. En el camino hacia la innovación y el crecimiento, cada detalle cuenta. Estos principios te ayudarán a moverte con confianza y velocidad hacia tus metas empresariales.


Reflexión Final


En resumen, mientras que las grandes corporaciones pueden tener más recursos, las empresas medianas y pequeñas tienen la ventaja de la agilidad. Sin embargo, a medida que crecen, enfrentan desafíos en términos de velocidad y eficiencia.

La clave está en encontrar un equilibrio: mantener la agilidad y rapidez de una empresa pequeña mientras se adoptan las estructuras y procesos necesarios para gestionar una organización más grande. Esto requiere una combinación de liderazgo efectivo, comunicación clara, herramientas y procesos adecuados, y una cultura organizacional que valore tanto la innovación como la responsabilidad.


Y hasta aquí mi edición de esta semana. Como siempre gracias por leer loq eu escribo.

¿Te ha resonado lo que te he contado? Me encantaría escuchar tus experiencias, dudas y reflexiones.

Estoy seguro que al resto de personas que siguen esta newsletter también les va a gustar y te lo van a agradecer.

Un abrazo a tod@s.

Si sientes que este contenido te ha ayudado o te ha dado nuevas perspectivas, ¡te invito a subscribirte a esta Newsletter! y compartirla con otros empresarios o simplemente con tus contactos.

Que tengas una gran semana y mucho éxito en tus proyectos.👋

🎉¡Hasta la próxima semana!

FAQs y Preguntas de Repaso


¿Qué son los aceleradores de diseño e implantación de proyectos? Los aceleradores de diseño e implantación de proyectos son elementos clave que facilitan y agilizan el proceso de llevar un proyecto desde su concepción hasta su realización exitosa. Estos incluyen la definición clara de objetivos, asignación de responsabilidades, uso de herramientas de seguimiento adecuadas, y más.


¿Por qué es importante tener una definición y objetivos claros del proyecto? Tener una definición y objetivos claros del proyecto actúa como una brújula que guía a todo el equipo en la misma dirección. Esto proporciona un sentido de propósito y dirección unificados, asegurando que todos los miembros del equipo comprendan y trabajen hacia las metas establecidas desde el inicio.


¿Cómo puede afectar la burocracia al desarrollo de proyectos en PYMEs? Aunque la burocracia puede ser necesaria para evitar errores y asegurar la calidad, un exceso de esta puede ralentizar significativamente el desarrollo e implementación de proyectos. Es crucial encontrar un equilibrio, donde la burocracia sirva como un medio para asegurar la calidad sin obstaculizar la innovación y ejecución rápidas.


¿Cuál es el papel de las herramientas de seguimiento en la gestión de proyectos? Las herramientas de seguimiento son esenciales para monitorear el progreso de los proyectos de manera eficiente. Proporcionan una visión clara del avance, ayudando a identificar áreas que requieren atención inmediata, y ofrecen tranquilidad y confianza a la dirección general sobre el ritmo y desarrollo adecuado de los proyectos.


¿Por qué es esencial fomentar una mentalidad de innovación en la empresa? Una mentalidad de innovación no solo impulsa la creatividad y el pensamiento fuera de la caja, sino que también fomenta un ambiente donde la adaptabilidad y la mejora continua son valoradas y recompensadas. Las empresas con una fuerte mentalidad de innovación tienden a implementar proyectos con mayor eficacia, dejando atrás a competidores más rígidos y tradicionales.


 
 
 

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