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Adiós a la Administración: Enfócate en lo que Realmente Importa

Es mejor delegar las tareas que otros pueden hacer, para que tú puedas concentrarte en lo que solo tú puedes hacer.- Dan Sullivan

Ya no puedo más, me dijo Sara justo después de saludarnos. (Sara es un nombre fictico para una situación real que me ha ocurrido esta semana)

—Vivo angustiada con las tareas administrativas de mi negocio. Ayer me pasé el día revisando facturas y preparando documentación que tengo que enviar al contador para pagar lod impuestos.


Iba subiendo el tono de voz cada vez más.


—De verdad que odio hacer esto. Necesito ayuda. Ya voy a contratar a alguien, pero necesito a alguien que sepa y no tenga que explicarle todo. Yo quiero dedicarme a mi negocio. No para de crecer y me siento estancada por culpa de esta maldita burocracia.


Justo después de terminar de decir "burocracia", se dejó caer sobre la mesa donde tomábamos café, con una expresión que era una mezcla entre desahogo por haber podido soltar esa carga y desesperación por no tener la solución aún.

Mi respuesta no pudo ser otra que:

—Sara, no estás sola. De alguna forma, todos mis clientes han sufrido este problema con la administración de su negocio. Es normal y tiene solución. Y además, es rápida.


Su cara fue como la de un escalador que encuentra una grieta donde colocar su mano cuando ya pensaba que no había forma de seguir escalando: esperanza.


¿Sabíais que el 54% de los directivos de una empresa dedican su tiempo a tareas administrativas? ¿Imaginad el propietario de una PYME que aún quiere controlar él mismo todo? ¿El 80% quizá?


Con Sara, lo que hablamos a partir de ese momento fue de todas las cosas que le gustan de su negocio. De cómo está creciendo, de su necesidad de abrir nuevas sucursales y de lo mucho que le gusta lo que hace. Me lo explicaba ya de nuevo recuperada sentada y moviéndose en su silla, con esa pasión que desbordan los emprendedores que consiguieron que su sueño se convirtiera en un negocio. Pero cada vez que nombrábamos algo relacionado con la administración, volvía a dejar de ver la grieta donde aferrarse.

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Hoy voy a hablar en nombre de Sara, que además de ser mi nueva clienta, es una emprendedora de éxito con un potencial increíble de crecimiento y necesita convertirse en empresaria. Así que se al dedico a elal, que seguro que la leerá y espero que le encnate.


Para este caso, lo que vamos a hacer es usar un marco de trabajo que uso en mi sistema ZETA para montar el Departamento de Administración que realmente sea Simple, de Bajo mantenimiento y Resolutivo (SBR). Y vamos a empezar por la parte que es necesaria para evitar problemas mayores.


—Y si yo quiero tener un departamento de administración así, sencillo, de bajo mantenimiento y resolutivo, ¿qué debo hacer, contratarte a ti?

—Sí, claro, jejejeje, o seguir las pautas que te dejo a continuación.


Lo primero que debes hacer es definir qué esperas de este departamento. Pero no una lista de las tareas a realizar sino de los resultados que esperas.


En el caso de Sara:

—Necesito estar segura de que mis obligaciones fiscales están siendo realizadas y presentadas en tiempo y forma.

—Que mis empleados están dados de alta de manera correcta y que estoy cumpliendo con lo que indica la ley.

—Estar segura que llevo un control de ingresos y gastos certero y que en cualquier momento puedo saber las entradas y salidas de dinero, además de quién me debe y qué debo.

—Que sé si puedo abrir una nueva sucursal con el dinero que genero o si voy a necesitar financiación.


Eso es lo que espera Sara en esta primera fase. Un departamento de administración puede generar muchos más resultados. Pero en tu primera fase, establece qué quieres de la Adminsitración hoy. Lo urgente y lo necesario. Decía mi abuelo " el que mucho abarca poco aprieta". Repito, los objetivos que tu necesiats alcanzar de la administración.


En segundo lugar, establece qué vas a necesitar hacer para conseguir esos resultados. Por ejemplo, en el primer caso que quiere Sara, voy a necesitar un especialista en fiscalidad.


Aquí en México, la complejidad del sistema fiscal hace necesario que un especialista de este tipo esté actualizándose casi a diario sobre el tema. Ante esto, siempre recomiendo que sea un despacho externo quien lo lleve. Pero claro, el despacho necesita cierta información por tu parte, así que necesitamos crear procesos para recabar la información, ordenarla y prepararla cada mes para entregarla. Ahí es donde debes decidir tú si hacer ese trabajo, tener a alguien que lo haga, o alguien externo con un ERP y con procesos muy robustos que consiga que la información esté disponible en tiempo real. Siempre que es posible, escojo la última opción.


Así haríamos en cada caso. Diseñando las tareas que son necesarias en cada uno, para conseguir los resultados deseados. Necesitas controalr los gastos, pues necesitas un lugar donde poder introducirlos y ponerlos en contexto (contabilidad). El mismo problema que antes y que necesita una solución ¿Quién lo hará?¿En que plataforma?


En tercer lugar, establece el número de personas que vas a necesitar, los perfiles (me gusta más usar la técnica de buyer persona enfocada a los colaboradores) y la organización de las mismas. Con dos puntos a tener en cuenta muy importantes: qué puesto hace qué (tareas) y quién se encarga de conseguir los resultados del punto uno (responsabilidades).

Quiero que te des cuenta de que no empezamos al revés, es decir, contratando personas y diciéndoles qué deben hacer. Primero establecemos qué queremos conseguir, luego cómo conseguirlo y después qué perfiles y personas necesitamos para hacerlo. A veces con departamentos ya montados, el proceso se complica un poco por que intentamos, mantener a las personas que ya están en el departamento, pero seguimos un enfoque muy parecido alq ue hemso explicado.


Esto nos sirve para resolver varios problemas a la vez:

  • Enfocamos las personas a resultados.

  • Lo importante es el objetivo, el camino a seguir para conseguirlo puede variar.

  • Las tareas para conseguir los resultados, luego se pueden agrupar por varios motivos, así varias personas pueden estar aportando su trabajo a diferentes resultados.

  • Responsabilizamos a las personas con los resultados y no a las tareas.

  • Puedo tener personas con diferentes formas de trabajar, enfocadas a un objetivo común.

  • Conseguimos tener empresas externas (despacho fiscal), personas asalariadas presenciales, asalariados en remoto y freelancers, trabajando juntos. Todos saben lo que aportan a cada objetivo y sus responsabilidades sobre el resultado final.


Una vez que terminemos esta primera fase con Sara, continuaremos añadiendo nuevas actividades necesarias con el mismo marco de trabajo. De manera ordenada y sencillaa. Lo que siempre tengo claro es que antes de añadir un nuevo objetivo o una nueva tarea, es necesario justificar de manera real, sobre resultados tangibles, que es absolutamente necesario hacerla. Ya me he cansado durante mi vida profesional de hacer reportes que nadie lee o perseguir objetivos en los que nadie cree y que no sirven para nada que tenga que ver con el crecimiento o la mejora del negocio.


Repito, los departamentos de administración son un mal necesario. Por lo tanto, deben regirse por los principios de ser simples, de bajo mantenimiento y resolutivos. Si te preguntas si tu departamento de administración tiene muchas personas o muy pocas, siempre acuérdate de la Ley de Parkinson.

Formulada por el historiador británico Cyril Northcote Parkinson en 1955. La ley dice: "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine." En otras palabras, cuanto más tiempo se asigne para realizar una tarea, más tiempo se tomará para completarla, independientemente de la dificultad o la complejidad real del trabajo. y cuánto más adminsitrativos, más tareas burocráticas se realizarán para llenar el tiempo de las personas disponibles.


Mi reflexión Final

Ya hemos empezado este camino con Sara. En pocos días se empezarán a ver los primeros resultados. ¿Va a vender más la empresa de Sara por eso? Depende de qué haga Sara con el tiempo nuevo que va a recibir al dejar de ocupar el 50% de su tiempo. El que dedicaba a "mal hacer" las tareas administrativas. Si decide invertirlo en su negocio, claro que va a vender más.


Pero lo que más va a ganar va a ser calidad de vida. Sobre todo porque va a dejar de hacer algo que le daba dolor de cabeza y le restaba horas de sueño. No te empeñes en hacer cosas que parecen fáciles tú mismo robándole tiempo a tu verdadera pasión. Ese ahorro que realmente crees que estás haciendo te está saliendo muy caro.


Saludos a todos(as) y un fuerte abrazo,

Andrés


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Para tirar del Hilo


Delegación de Tareas Administrativas

Delegar tareas administrativas es esencial para liberar tiempo y reducir el estrés en los emprendedores. Las tareas burocráticas pueden ser una carga que impide el crecimiento del negocio. Delegar a especialistas permite que los emprendedores se enfoquen en actividades estratégicas.

Definición de Resultados Esperados

Antes de establecer procesos, es crucial definir los resultados esperados del departamento de administración. Enfocarse en objetivos específicos, como el cumplimiento fiscal y el control de ingresos, asegura que los esfuerzos estén alineados con los resultados deseados. Esto permite una gestión eficiente y orientada a objetivos claros.

Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización. Esto implica que, si no se gestionan bien, las tareas administrativas pueden ocupar más tiempo del necesario. Aplicar esta ley ayuda a mantener la eficiencia y evitar la sobrecarga burocrática.

 
 
 

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