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Por qué los presupuestos no se cumplen. El sesgo de Planificación y el síndrome de Diderot.

Capítulo 43

El que compra lo superfluo, pronto tendrá que vender lo necesario. - Benjamin Franklin

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Un cliente me preguntaba cómo era posible que cada vez que se presupuestaba una nueva mejora en la empresa, una nueva inversión o la simple ampliación de un nuevo puesto de trabajo, el presupuesto inicial siempre se sobrepasaba.


¡Y no por poco! Entre un 20% y un 50% de aumento.


Te suena, ¿verdad? Un millón de cálculos, cotizaciones de proveedores, licitaciones, ajustes y, ¡bazinga! que diría Sheldon Cooper. ¡Ni así acertamos!


Hay muchas causas por las que los presupuestos no se cumplen. Hoya vamos a hablar de las dos más habituales. La principal es la tendencia del ser humano a subestimar los costos asociados a cualquier proyecto. Un sesgo que compartimos todos y que, aunque conocemos, nunca conseguimos erradicar.


Se le conoce como el sesgo de optimismo o sesgo de planificación. Este fenómeno describe la tendencia de las personas a subestimar el tiempo, los costos y los riesgos de futuros proyectos, al mismo tiempo que sobreestiman los beneficios de los mismos. Es un tipo de sesgo cognitivo que afecta a la capacidad de hacer predicciones realistas sobre el resultado de los proyectos


Si quieres acertar con tus predicciones sobre un nuevo proyecto o inversión, la regla de oro es:

A la peor (la más cara) de las estimaciones económicas para cualquier inversión o mejora en tu empresa, súmale un 20% más y estarás muy cerca de lo que realmente vas a gastar. Si has escogido la mejor y más barata de las estimaciones, súmale el 50% más. Así de directo es.


Pero además de este sesgo, hay otro factor que nos hace perder la cabeza y aumentar el gasto de manera aún más descontrolada: lo que se conoce como el Síndrome de Diderot.


Y hoy, como no podía ser de otra forma, reflexionaremos sobre esto, el Síndrome de Diderot en las empresas y cómo reducir su efecto.


Empecemos recordando. ¿Quién fue Diderot?


Denis Diderot fue una figura central de la Ilustración francesa, crítico del avance del conocimiento frente a la superstición, la ignorancia y la opresión. Nacido en 1713 en Francia, Diderot fue un escritor, filósofo y crítico de arte cuya obra abarcó una amplio abanico de disciplinas. Sus ideas y escritos se consideran fundamentales para el desarrollo del pensamiento moderno y la promoción de los principios de libertad, igualdad y fraternidad que caracterizaron a la Revolución Francesa.


Pero, además (o a pesar de) de ser una persona culta y un gran pensador, se le conoce por algo más profano: el Síndrome de Diderot, que describió él mismo en uno de sus libros.


El Síndrome de Diderot es un concepto que describe un fenómeno social y psicológico relacionado con el consumo y los deseos materiales. El problema se origina en el momento en que Diderot perdió su vieja bata de vestir y cómo la adquisición de una nueva bata de seda llevó a un deseo insatisfecho de reemplazar todos sus otros bienes para que coincidieran con la belleza y el lujo de la nueva bata. Esto lo llevó a una espiral de gastos que no solo no aumentaron su felicidad, sino que también lo dejaron sintiéndose más insatisfecho y endeudado.


El Síndrome de Diderot muestra cómo la adquisición de un nuevo objeto (u inversión) puede desencadenar un proceso de consumo en cadena, donde una compra lleva a otra en un intento de mantener una coherencia estética o de estatus entre unos bienes y otros. Este fenómeno puede llevar a las personas a gastar más de lo que pueden permitirse, acumular deudas o sentirse insatisfechas con lo que ya tienen, a pesar de la adición de nuevos objetos a sus vidas.


En la vida personal, se refleja en el hecho de que comprarse un bien, como un coche nuevo, puede llevar a replantearse si la ropa que uso va acorde con ese coche, si no será necesario tener un teléfono más nuevo o incluso, en casos extremos, si la casa donde vivo representa el estatus de ese nuevo coche.


¿Pero este síndrome puede ocurrir en las empresas?

Pues volvemos a lo mismo. Si las empresas están compuestas de seres humanos y estos toman las decisiones, y el síndrome de Diderot se produce en las personas... pues, ¡por supuesto, que sí puede ocurrir en tu organización!


En las empresas, este fenómeno puede manifestarse cuando la adquisición de un nuevo producto, tecnología o servicio lleva a una serie de gastos adicionales no planificados para mantener la coherencia con la nueva adquisición o para maximizar su utilidad. Aquí hay varios ejemplos de formas en que el Síndrome de Diderot puede relacionarse con los gastos empresariales:


Tecnología y Equipamiento

Una empresa puede decidir actualizar su software o hardware a la última versión disponible. Esta actualización inicial, aunque necesaria, puede desencadenar la necesidad de reemplazar o actualizar otros sistemas compatibles, lo que lleva a gastos adicionales significativos.


Por ejemplo, la adquisición de un nuevo sistema de CRM (gestión de relaciones con clientes) podría requerir actualizaciones en los sistemas de bases de datos, hardware compatible y capacitación del personal, aumentando considerablemente el costo total más allá de la inversión inicial.

Por lo tanto, si necesitas cambiar algo relacionado con la tecnología o el equipamiento en tu empresa, no te olvides de tener en cuenta todos los factores asociados que van a producirse en el futuro. Cambios a equipos más nuevos, capacitaciones, nuevo personal, mantenimientos, etc.


Renovaciones y Expansión de Oficinas

Similar al ejemplo de Diderot con su bata, una empresa que decide renovar sus oficinas o expandirse a nuevas ubicaciones puede encontrarse en una espiral de gastos para asegurar que todo el espacio de oficina refleje una imagen de marca coherente y moderna. Esto puede incluir desde muebles y decoración hasta tecnología y recursos para los empleados, lo que puede llevar a gastos significativos que no se habían anticipado inicialmente.


En estos casos, he visto de todo. Un simple cambio de oficinas ha llevado incluso a la construcción de nuevos aparcamientos para los empleados y hasta un nuevo "dress code", lo que llevó a la compra de nuevos uniformes y ropa, aumentando los costos tanto para la empresa como para los empleados.


Flota de Vehículos, Equipos y Maquinaria

En empresas que dependen de una flota de vehículos u otro tipo de equipos o maquinaria, la adquisición de un nuevo modelo o tecnología puede llevar a la necesidad de actualizar toda la flota o todas las máquinas, para asegurar la compatibilidad, la eficiencia operativa o la imagen de marca. Esto puede resultar en gastos sustanciales y, a menudo, no planificados.


Con estos cambios, he visto desde el repintado de las instalaciones de la empresa para que los nuevos vehículos no destacaran. Reforma de fachadas, cambios de puertas de entrada, remodelado de los estacionamientos, etc. Nuevas tecnologías para controlar el uso y estado de los vehículos. De todo y sólo era un cambio en la flota.


Pues lo mismo ocurre con la maquinaria: la compra de una nueva máquina lleva a la ampliación no planificada de almacenes para los nuevos insumos o materias primas, refacciones o incluso un nuevo perfil del personal de operación y de mantenimiento que aumentan los costos operativos.


Estrategias para Mitigar el Efecto

Lo bueno es que con unos pocos consejos podemos mitigar el impacto del Síndrome de Diderot en los gastos empresariales. nuestras organizaciones pueden adoptar varias estrategias:


Planificación y Presupuestación Cuidadosa: Antes de realizar cualquier inversión significativa, es crucial realizar una evaluación exhaustiva de las implicaciones financieras totales, incluyendo los gastos secundarios potenciales.


Tan fácil y tan difícil de aplicar. Nos da pánico hacer un desarrollo completo de los gastos a los que vamos a incurrir reales. Del autoengaño hablaré en otro capítulo.


Análisis de Costo-Beneficio: Evaluar cuidadosamente si la nueva adquisición y los gastos relacionados ofrecen un retorno de la inversión adecuado y cómo impactan en los objetivos a largo plazo de la empresa.


Si lo anterior era difícil, esto lo es aún más. Me encuentro en infinidad de casos empresas que hacen inversiones de las que nadie ha realizado el ROI de manera correcta o ni siquiera se ha hecho. De hecho, lo más habitual es no hacerlo. Sobre las razones que nos impulsan a invertir sin preguntarnos para qué lo hacemos, voy a escribir muy pronto.


Gestión del Cambio: Implementar prácticas de gestión del cambio para asegurar que cualquier nueva inversión se integre eficientemente en la operación existente, minimizando la necesidad de gastos adicionales no planificados. O lo que es lo mismo, decidir primero qué cosas no se van a cambiar o fijar una fecha de cambio concreta inamovible.


En el caso de la flota, si decido que la fachada de mi edificio se va a repintar en 2 años, aunque cambie los vehículos, ese gasto ya se presupuestó para el futuro. En este momento, por mucho que destaquen los vehículos, no se reformará nada no presupuestado.


Sostenibilidad y Reutilización: Considerar la sostenibilidad y la posibilidad de reutilizar o adaptar los recursos existentes. Dar un segundo uso a lo que tenemos antes de optar por comprar todo nuevo.


El famoso comprar mesas de oficina nuevas porque hemos repintado o se ha cambiado el suelo de las oficinas de l empresa. Muchas veces, los muebles de oficina se pueden arreglar e incluso remodelar por una fracción del costo de la compra de muebles nuevos.


Entender y reconocer el Síndrome de Diderot en el contexto empresarial puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones más informadas y sostenibles, evitando la trampa de los gastos en espiral que no contribuyen significativamente a los objetivos a largo plazo de la empresa.


Reflexión Final


Este tema nos lleva a una comprensión más profunda de nuestra naturaleza humana y cómo esta influye en las decisiones empresariales. El Síndrome de Diderot, más que un simple fenómeno de consumo, es un espejo de nuestras ambiciones, deseos y, a veces, de nuestra propensión al autoengaño.


Nos recuerda que, tanto en la vida personal como en la empresarial, la coherencia y la moderación son claves para evitar caer en la trampa de los gastos innecesarios que no hacen más que alejarnos de nuestros verdaderos objetivos.


En las organizaciones, este síndrome no solo refleja la tendencia a sobrepasar los presupuestos, sino también la importancia de una planificación y gestión cuidadosas. Nos enseña que cada decisión de inversión debe ser evaluada no solo por su necesidad inmediata o su atractivo estético, sino por su impacto real y sostenible en el futuro de la empresa. La tentación de seguir la espiral de gastos que propone el Síndrome de Diderot puede ser fuerte, pero la verdadera sabiduría empresarial reside en reconocer cuándo y cómo decir "basta".


Recordemos que la prudencia, el análisis riguroso y la sostenibilidad son nuestros mejores aliados. En última instancia, el desafío no es solo gestionar los recursos de manera eficiente, sino también entender y moderar nuestros deseos, y que estos estén alineados con el largo plazo.


Y aquí lo voy a dejar... espero que te haya hecho reflexionar un poco más sobre este tema.


Un abrazo a tod@s.

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