Procesos y ERP: La Base Esencial para el Éxito Empresarial

Andrés Mulas
2 nov 2024
9 Min. de lectura

Antes de empezar a escribir este artículo pensaba, "vamos a ser ligeros hoy", "vamos a escribir de un un capítulo sencillo y corto". Pues ya voy pidiendo perdón. Sencillo espero que sí, corto no me ha quedado.

En mi defensa quiero decir, que quería dejar muy claro mi punto de vista sobre este tema que me apasiona y claro, empiezas a tirar del hilo y no paras.

Y es que todo empieza cada vez que entro en una reunión y menciono la palabra “procesos”, veo algunas miradas cansadas y otras de resignación.

“Aquí vamos otra vez”, deben pensar.

Pero quienes me conocen saben que cuando hablo de procesos y sistemas, no lo hago solo por obsesión; lo hago porque es un tema clave para el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio, aunque a muchos les cueste verlo así.

Por muchos motivos, pero que ahora con al rotación de personas totalmente fuera de control, se hace aún más importante. Es imprescindible poder capacitar a las personas nuevas en la empresa en tiempo record.

Todos estamos de acuerdo en que los procesos son importantes. ¿Cuántas veces hemos oído o incluso dicho frases como “esto e sun problema de procesos” o “es que no se sigue el proceso”?

Sin embargo, aunque lo digamos, la realidad es otra. La mayoría de las empresas no tienen procesos bien documentados, conocidos por todos ni, mucho menos, implementados de forma efectiva. No mires a los lados que tu tampoco.

Y ese vacío no es por falta de ganas, sino porque existe una creencia errónea de que establecer procesos es una tarea pesada y, en muchos casos, innecesaria.

Pero antes de entrar en detalles, déjame ponerlo claro: tener procesos en una empresa no es opcional. No sólo por que es la única manera de lograr que las cosas funcionen de manera consistente, eficiente y escalable. Por que una empresa es un conjunto de procesos, sepas y controles cuales son o no.

El gran problema es que sin procesos establecidos, todo se convierte en un caos donde cada quien hace lo que puede, lo mejor que puede... y esa no es la forma de gestionar una empresa.

El sistema y sus partes es mucho más que una lista de pasos

Empecemos por lo básico. Un sistema es la suma de procesos que permiten, ante un input conocido, obtener un output deseado.

Dicho de otra forma, es la máquina bien engrasada que transforma esfuerzos y recursos en resultados concretos.

Tener sistemas bien diseñados significa que tu empresa puede enfrentar las mismas tareas con la seguridad de que siempre se llegará al mismo lugar, sin depender de que todos sean superhumanos que improvisan soluciones cada día.

Y aquí llega el primer obstáculo: muchas empresas creen que “tener un proceso” es solo tener una lista de pasos en algún documento olvidado.

Pero la verdadera clave es que esos pasos sean funcionales, que los procesos estén bien diseñados y que, sobre todo, todos los conozcan y los usen.

De poco sirve que solo el equipo de operaciones conozca el flujo de pedidos si el departamento de ventas ni siquiera entiende cómo llega un pedido desde la web al almacén.

Las excusas, un clásico que todos conocemos

Durante mi época como responsable de procesos, he escuchado todas las excusas que te puedas imaginar. Desde “no tengo tiempo para documentar eso” , “la operación ya funciona bien así” hasta "nuestro sector cambia muy rápido para qué tener procesos".

Y aunque no puedo decir que son excusas absurdas, en realidad son obstáculos autoimpuestos que terminan costando más tiempo y recursos a largo plazo.

¿Te resulta familiar? Claro, porque documentar un proceso parece tedioso, y lo es. Pero he visto lo que pasa cuando no se hace: errores que se repiten, tiempo perdido en solucionar problemas y, peor aún, una enorme dependencia de ciertos “expertos” que se vuelven indispensables porque solo ellos saben cómo funciona algo. Al final,

un proceso no documentado es un problema latente, una trampa que en algún momento estallará.

Si voy a aclarar que no soy el mejor defensor de la manera clásica de documentar procesos. Todas las certificaciones ISO son teoricamente geniales para que te den un certificado, pero para gestionar una empresa de la manera más ágil, no sé, tengo mis dudas.

Flexibilidad inteligente. Estandarización sí, rigidez no

Ahora, no estoy diciendo que cada proceso tenga que ser absolutamente detallado en cada paso. De hecho, después de años de insistir en que “hay que tener un proceso para todo”, he aprendido que la flexibilidad es crucial.

Hay procesos que son clave, esos que efectivamente requieren un seguimiento detallado, como por ejemplo, el proceso de recepción de pedidos en una tienda online, que va desde que el cliente hace clic en “comprar” hasta que el producto está listo para ser enviado desde el almacén.

Averiguar esos procesos clave en tu empresa es una tarea que ya debería tener si aún no sabes cuales son y/o si aún no están mapeados y documentados.

Sin embargo, otros procesos no necesitan estar definidos hasta en el último detalle. Para esos, basta con aclarar qué input esperamos y cuál debe ser el output. (Te recomiendo mucho mi artículo sobre este tema d elas Lo que ocurra en el medio es, hasta cierto punto, responsabilidad del equipo, siempre que cumplan con los principios de eficiencia y calidad.

Esto no significa descuidar el proceso, sino confiar en que las personas, con una base clara, pueden tomar decisiones inteligentes.

Procesos clave: el pilar de la empresa

Entonces, ¿cómo diferenciamos un proceso clave de uno menos esencial? Aquí entra el criterio y la observación.

Un proceso clave suele ser aquel que tiene un impacto directo en la experiencia del cliente, en la eficiencia operativa o en el cumplimiento de objetivos estratégicos. Te dejo un artículo sobre este tema en detalle que escribí ya hace unos meses sobre los procesos clave.

Si tomamos el ejemplo del pedido online, un error en ese flujo puede resultar en una experiencia de cliente insatisfactoria, pérdidas de ventas y problemas logísticos.

Por eso, el proceso de gestión de pedidos merece análisis y precisión, porque cualquier error puede significar no solo pérdidas económicas, sino también daño a la reputación de la empresa.

Y no solo se trata de analizar y optimizar: los procesos clave necesitan revisarse constantemente.

Cada cambio en el mercado, cada ajuste en la tecnología puede representar una oportunidad para mejorar. ¿Qué pasa si implementamos un nuevo software que reduce el tiempo de procesamiento de pedidos? ¿Cómo integramos esa herramienta en el sistema sin alterar el output?

Esto es parte de la flexibilidad inteligente de la que hablábamos antes.

¿Y entonces, por dónde empezar?

Para las empresas que no tienen procesos formalizados o los tienen, pero no los usan, mi recomendación es empezar por lo básico:

➡️Identifica tus procesos clave: Analiza cuáles impactan directamente en los resultados y la satisfacción del cliente. Te reitero que leas mi artículo sobre este tema.

➡️Define inputs y outputs: Para los procesos menos críticos, establece únicamente el punto de inicio y el resultado esperado. Y confía en las personas que hacen el proceso. Cuándo ya tengas los procesos clave bien gestianados, vamos a por estos.

➡️Involucra al equipo: La implementación y creacción de un proceso no es solo tarea de un departamento. Todos deben entender por qué existe y cómo se usa. ¡Y cómo se documentan!

➡️Revisa y mejora constantemente: No se trata de documentar algo y olvidarlo. La optimización es un proceso continuo.

➡️Usa la plataforma y la forma más sencilla para plasmarlos: No se trata de documentar todo por escrito como si fuera un manual. Hay mil formas de hacerlo. En un documento, en un video, con flujogramas, en un podcast, haciendo un comic, como quieras. ¡Busca forma divertidas y sencillas de dejar los procesos documentados!

➡️Tienes que tener un ERP. No hay mejor ayudante para un empresa que tener un ERP que te ayude a que lso procesos clave tenga una secuencia obligatoria marcada por un sistema informático que gestione s todos tus procesos clave.

Al final, tener sistemas y procesos sólidos no es cuestión de control obsesivo. Es la manera en que la empresa puede crecer y adaptarse sin perder eficiencia.

Nos guste o no, la estructura es necesaria para la libertad de innovación, porque elimina el ruido de los problemas recurrentes y permite que los equipos se concentren en mejorar, en lugar de apagar incendios.

¡Sí necesitas un ERP! Identificar cuál es fundamental.

Cuando hablamos de optimizar procesos clave en una empresa, no podemos dejar de lado una herramienta fundamental que sirve como el hilo conductor entre todos estos procesos: el ERP (Planificación de Recursos Empresariales).

Un ERP no es solo un software; es una plataforma que permite conectar los distintos procesos de la empresa y facilitar una visión integral para todos los stakeholders, desde la gestión de inventarios hasta la atención al cliente.

Implementar un ERP en la estructura empresarial es esencial para unificar la información, sincronizar los procesos y hacer que cada equipo tenga acceso al mismo conjunto de datos en tiempo real.

Con un ERP, cada pieza encaja en su lugar: la sincronización entre las áreas operativa, financiera y comercial se vuelve automática, y los datos que ingresan en un departamento están disponibles para todos los demás, lo cual elimina duplicidades y reduce el riesgo de errores.

Patrocinio

Esta semana patrocina esta newsletter Orgami Software. Una empresa con origen en Argentina, que forma parte del programa de Partners Oficiales del ERP Odoo y que ahora ya se encuentra operando en México.

Un forma efectiva de implantar el ERP Odoo con un ratio de éxito de más del 95% y auna velocidad que en mi experiencia como facilitado de Odoo, tres veces más rápida que al forma convencional.

Estás pensando en instalar un ERP y aún no te has decidido, tiene Odoo pero lo intentaste por ti mismo y sientes que aún no estás 100% como te gustaría o ya tienes Odoo pero necesitas integrarlo con otra aplicaciones.

Entonces Origami es la respuesta. Visítanos www.origami-soft.com o en linkedin.

Si quieres puedes escribirme a mi www.linkedin.com/in/andres-mulas/, también.

Yo ya he trabajado con ellos en varios proyectos en México y sé de lo que son capaces. Totalmente recomendables.

Mi Reflexión final

Pues, ya ves que el resultado fue todo menos corto. Pero es que cuando hablo de procesos, de la estructura que sostiene a una empresa, de la importancia de un ERP y de cómo todo esto puede ser el factor que defina el éxito o el fracaso, me cuesta detenerme.

Se me han quedado varias cosas en para contarte e incluso ponerte ejemplos de procesos claves de varias empresas a las que he asesorado, pero ya no cabían en un sólo artículo.

Los procesos bien definidos no son una camisa de fuerza, sino la base sobre la cual una empresa puede innovar y adaptarse sin perder el control.

En lugar de frenar el crecimiento, los sistemas y procesos bien gestionados eliminan el ruido de los problemas recurrentes, y permiten a los equipos enfocarse en mejorar, en lugar de estar apagando fuegos.

Tener un ERP es parte de esa estructura. No solo facilita la sincronización de procesos, sino que permite que cada equipo acceda a la misma información en tiempo real, evitando duplicidades y reduciendo errores.

Así que, para quienes llegastéis hasta aquí, espero que almenos haber sido claro: un proceso no es un simple trámite, sino el mecanismo que transforma los recursos en resultados, que permite al equipo saber exactamente qué hacer y cómo.

Porque una empresa es un conjunto de procesos, y la excelencia se logra cuando cada pieza está alineada en la misma dirección.

Y hasta aquí la newsletter de esta semana ¿tienes tus procesos clave bien definidos?¿tienes un ERP y está bien implementado? ¡Me encantaría que me contactaras si tienes dudas o necesitas ayuda con estes tema!

Saludos a todos(as) y un fuerte abrazo,

Andrés

Si te ha gustado, dale un like y así sé que este contenido te interesa.

Recuerda, si aún no formas parte de esta comunidad, ¡Te invito a subscribirte a esta Newsletter!

¿Quieres compartir, experiencias que hayas tenido como ésta?

Comparte tus historias y reflexiones en los comentarios.

¡Sigamos aprendiendo juntos!

También me encantaría escuchar tus experiencias, dudas y reflexiones. Si quieres, escríbeme en Linkedin o en mi web andresmulas.com, siempre contesto.

FAQs

¿Por qué es importante tener procesos documentados en una empresa? Documentar procesos permite que todos en la empresa sigan las mismas pautas, minimizando errores y optimizando la eficiencia. Además, facilita la capacitación y reduce la dependencia de ciertos empleados clave.
¿Cuál es la diferencia entre un proceso y un sistema? Un proceso es un conjunto de pasos específicos que se siguen para lograr un objetivo. Un sistema, en cambio, es la suma de varios procesos interrelacionados que permiten alcanzar resultados consistentes y escalables.
¿Qué es un ERP y cómo ayuda a una empresa? Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que integra los distintos procesos de la empresa en una sola plataforma. Facilita la sincronización de áreas como inventario, ventas, contabilidad y logística, permitiendo una visión integral y en tiempo real.
¿Es necesario tener un ERP en mi empresa? Si bien no es obligatorio, un ERP es altamente recomendable para empresas que desean gestionar sus procesos clave de manera eficiente y alineada. Un ERP optimiza la operación al centralizar la información y automatizar tareas.
¿Cómo puedo empezar a documentar procesos en mi empresa? Comienza por identificar los procesos clave, definir sus inputs y outputs, e involucrar a tu equipo. La documentación puede hacerse en diversos formatos, como diagramas, videos o manuales, adaptándola a lo que funcione mejor para tu equipo.
¿La flexibilidad y los procesos estandarizados son compatibles? Sí, se puede ser flexible en la forma de implementar y adaptar procesos. La clave es encontrar un equilibrio: estandarizar los procesos clave y dar cierta libertad en los detalles de los menos críticos.