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Simplifica Tu Planificación Financiera: Cómo Hacer Presupuestos Anuales Fáciles y Efectivos

Capítulo 35


Si te digo Noviembre, ¿qué es lo primero que se tiene vine a la mente?

Empieza por "Pre" y termina por "supuestos".


Decía uno de mis mentores hace tiempo, que hay dos formas de hacer los presupuestos; mal o muy mal.

No por usar una mala metodología para realizarlos, esa te la voy a contar hoy resumida, sino por que aunque juntemos mucha información veraz y relevante, nunca podremos tener en cuenta todas las variables. Y la mayoría de las veces, algunas previsiones, son meras conjeturas propias del mejor de los adivinos.


Pero desde luego, eso no les quita importancia. Más adelante te explico porque son tan importantes de realizar. Así que, si eres de los que los que creas presupuestos o de los necesitas para planificar el siguiente año, lee la edición de hoy que te va a interesar mucho.

Hola, hola, hola!🎉

Qué bueno verte por aquí de nuevo. Y si es la primera vez que me visitas, bienvenido/a a The Momentum, mi newsletter semanal.


Un espacio donde todos los líderes, emprendedores y empresarios podemos reflexionar, conversar y aprender, para convertir nuestros proyectos en empresas rentables, escalables y prestigiosas.


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Cuando tienes una empresa y eres el máximo responsable o directivo de algún área, uno de los papeles que te toca realizar al menos una vez al año, es el de "adivino".


¿Cómo de adivino? De acuerdo, le cambio el nombre, el papel de previsor, analista de tendencias, pronosticador, planificador, etc... No he encontrado un nombre que realmente aglutine todas las características de las personas que crean y desarrollan un prespuesto. Si alguien sabe una en español, me encantará que la comparta conmigo.

Es decir, si estás en ese grupo debes, con la mucha o poca información que tienes, establecer previsiones para el siguiente año, en base a las responsabilidades que tienes en tu empresa. Ya sean pocas, muchas o todas(bienvenidos los emprendedores).


Se deben prever ventas, costos, gastos, inversiones, etc. con el fin de conseguir tener una vista lo más parecida posible a lo que esperamos para nuestra empresa o proyecto para el siguiente año.


Aunque todo el año debemos estar constantemente adivinando lo que va a ocurrir, una vez al año debemos hacer un esfuerzo mayor para establecer lo que creemos que va a ocurrir para todo el siguiente año. Eso ocurre normalmente durante el mes de noviembre como hemos empezado esta newsletter.


Es un ejercicio tedioso y complejo si se hace bien. Además, está claro que si no lo hacemos, la empresa sigue funcionando sin problema. Estas características hacen que este ejercicio sea muy poco popular dentro de las empresas pequeñas y medianas.


Pero, ¿Para qué hacer los presupuestos?

Lo primero que debemos saber es para qué hacemos los presupuestos. Debemos tener un objetivo concreto y valioso para hacerlos.

Para mi, el objetivo principal de hacerlos es, que desde intuición en el momento presente, y según unos pronósticos que tenemos, basados en ciertas premisas, nuestra empresa va a generar los resultados y la tesorería necesaria para garantizar su supervivencia para el siguiente año.


¡Y sólo ya por eso, ya hay que hacerlos!


Por mi experiencia hacemos actualmente que no son presupuestos estratégicos. Pongo varios ejemplos.

  • Hacer el presupuesto de ventas exclusivamente, y además hacerlo genérico.

  • Hacer presupuestos por áreas basados exclusivamente en datos del año anterior, sin ningún otro parámetros,

  • Presupuestos de un área basados en los gastos exclusivos del área y no tengo en cuenta variaciones en las ventas esperadas, inversiones o incluso nuevas regulaciones.

  • Crear presupuestos de gastos sin analizar cada gasto, sus características y su comportamiento.

  • Decidir que las ventas van a subir un porcentaje fijo y prorratearlo por los meses con la misma tendencia del año anterior, sin haber detallado cómo se comportaron las ventas en ese año.

  • No analizar el contexto donde se encuentra la empresa y creer que no se va a ver afectada por factores externos.

Hay muchos otros ejemplos de creación de presupuestos erróneos o parciales pero creo que te ha quedado claro a qué me refiero.


Pero si aún no te he convencido de que los debes hacer y además antes de final de este mes déjame que te responda a dos preguntas, que imagino que aún estás pensando.


La primera. ¿Pero por qué son importantes los Presupuestos Anuales?


  1. Mejora del Conocimiento Empresarial: Un aspecto a menudo subestimado es que el proceso de creación de presupuestos obliga a las empresas a recopilar y analizar información detallada sobre sus operaciones. Este ejercicio no solo mejora la precisión de las proyecciones financieras, sino que también profundiza el conocimiento que tenemos de nuestra propia organización. Al sumergirse en los datos, se descubren tendencias, desafíos y oportunidades que de otro modo podrían haber pasado desapercibidos.

  2. Planificación y Dirección Estratégica: Los presupuestos anuales no solo establecen metas financieras claras, sino que también alinean los recursos y esfuerzos con la visión a largo plazo de la empresa. Son el faro que guía nuestro barco hacia sus objetivos estratégicos.

  3. Control y Gestión del Rendimiento: Estos documentos funcionan como una herramienta de control esencial, permitiendo a las empresas monitorear sus ingresos y gastos. La comparación entre lo planificado y lo real es fundamental para identificar áreas de mejora y optimizar el rendimiento.

  4. Toma de Decisiones Informadas: Los presupuestos anuales proporcionan una base sólida para decisiones críticas relacionadas con inversiones, financiamiento y operaciones. Anticipan escenarios futuros, preparando a la empresa para tomar decisiones estratégicas informadas.

  5. Gestión Financiera Efectiva: La planificación presupuestaria es clave para la gestión eficiente del flujo de efectivo y la rentabilidad. Ayuda a las empresas a prever necesidades de efectivo y a gestionar su capital de trabajo de manera más eficaz.

  6. Comunicación y Coordinación Interna: Los presupuestos fomentan la coordinación entre diferentes departamentos, mejorando la comunicación interna. Involucrar a los equipos en el proceso de presupuestación aumenta su compromiso con los objetivos empresariales.

  7. Cumplimiento y Responsabilidad: Y por último, pero no menos importante, estos documentos aseguran que la empresa cumpla con sus obligaciones financieras y establecen un marco de responsabilidad para los gestores y empleados.

Y la segunda. ¿Entonces cómo deben ser unos buenos presupuestos para el siguiente año?


Para diferenciarlo de lo que haces ahora, le vamos a llamar Presupuestos Anuales Estratégicos Simplificados (PAES). Ya sabes por mi obsesión con la simplificación de todo lo posible en las empresas. Lee este artículo si no sabes a qué me refiero.


Lo más importante es que para hacer los presupuestos, debemos crear un equipo que pueda aportar la información necesaria para crear unos presupuestos lo más realistas posibles. Sin información veraz y relevante, todo PAES dará resultados poco probables o erróneos. Como todo proyecto debe tener un único responsable, pero un equipo que lo cree.


Todo PAES debe tener 5 bloques. Lo ideal es que todos queden por escrito para que en las distintas revisiones podamos revisar cómo se llegó al PAE inicial y ante variaciones en los presupuestos, sepamos si se debió a cambios en las premisas o cambios en la empresa.


Establecimiento de Premisas

En un primer momento, debemos establecer una lista de premisas que vamos a tener en cuenta a la hora de realizar el PAES. Aquí es donde la información que hayamos conseguido debemos ponerla a consideración para saber qué tan relevante es.


Esta es la información que debemos tratar en el inicio de los presupuestos. Cada uno debe añadir la que es relevante para su empresa y su giro.

  • Datos Históricos: Utiliza datos pasados para establecer tendencias y patrones.

  • Entorno Económico: Considera factores macroeconómicos como inflación, PIB, tasas de interés.

  • Mercado y Competencia: Análisis del mercado, competidores, cambios tecnológicos, preferencias de los consumidores.

  • Políticas Internas: Decisiones de la empresa que pueden afectar los resultados (p.ej., cambios en la estrategia de precios, inversiones en marketing).


Análisis de Escenarios

Una vez establecidas las premisas, debemos establecer los escenarios que nos vamos a encontrar en el próximo año y las variables que afectan a estos escenarios. Esto no solo afecta a ventas, influye en muchas otras áreas.

Como ejemplo, una subida en impuestos sobre la base de cotización de los empleados, afectará a los gastos y no a ventas, pero debe ser considerada en el PAE. Estos son los escenarios que debemos tener en cuenta.

  • Escenario Base: El más probable, basado en las tendencias actuales y expectativas realistas.

  • Escenario Optimista: Considera el mejor de los casos, con condiciones de mercado favorables, alta demanda, etc.

  • Escenario Pesimista: Prepara para el peor de los casos, como crisis económica, baja demanda, problemas de suministro. Variables Clave: Identifica las variables que más impactan en cada escenario (p.ej., precios de materias primas, tasas de interés, cambios regulatorios).


Elaboración de los Informes

Ya podemos comenzar a configurar los informes. Un buen PAES está compuesto de 3 presupuestos previsionales con unas características concretas cada uno. Como regla general hay que tener mucho cuidado de la parálisis por el análisis.

Un PAES tiene una función limitada y podemos complicar demasiado el mismo, ralentizando su creación. Estos 3 informes imprescindibles, deben reflejar los diferentes escenarios y estar alineados con las premisas establecidas.


Presupuesto de Ingresos Ventas y Otros Ingresos: Detalla todas las fuentes de ingresos, incluyendo ventas de productos o servicios, ingresos por intereses, alquileres, etc.

  • Análisis de Tendencias: Observa las tendencias históricas y las proyecciones futuras.

  • Segmentación: Desglosa los ingresos por líneas de productos, servicios, regiones geográficas, o segmentos de clientes.

  • Basados en Escenarios y Premisas: Los informes deben reflejar los diferentes escenarios y estar alineados con las premisas establecidas.

Presupuesto de Costos, Gastos e Impuestos Costos Directos: Costos asociados directamente con la producción o prestación de servicios (materiales, mano de obra directa).

  • Gastos Operativos: Gastos generales, administrativos, de marketing y ventas.

  • Costos Fijos y Variables: Diferencia entre costos que permanecen constantes y aquellos que varían con el nivel de producción o ventas.

  • Impuestos: Estimaciones de los impuestos a pagar, incluyendo impuesto sobre la renta, IVA, entre otros.

  • Análisis de Rentabilidad: Evalúa cómo los costos y gastos afectan la rentabilidad general.


Presupuesto de Flujo de Efectivo Flujos de Efectivo Operativos: Dinero generado y utilizado en las operaciones diarias.

  • Flujos de Efectivo de Inversión: Relacionados con la compra o venta de activos a largo plazo, como equipo o propiedades.

  • Flujos de Efectivo de Financiamiento: Dinero recibido de o pagado a inversores y acreedores, incluyendo dividendos, emisión de acciones, préstamos, etc.

  • Estado de Liquidez: Muestra la capacidad de la empresa para generar efectivo y cubrir obligaciones a corto plazo.

  • Planificación de Tesorería: Ayuda a anticipar necesidades de efectivo y gestionar el capital de trabajo.

Conclusión y Planificación Estratégica

Ya tenemos nuestros presupuestos provisionales, basados en los escenarios y las premisas establecidas. Para continuar debemos establecer qué necesidades podríamos necesitar y si podemos conseguirlas.

En infinidad de ocasiones me he encontrado, que después de realizar el PAES, no contamos con la financiación necesaria, y debemos establecer como premisa que no se cuenta con la misma y rehacer de nuevo todo el presupuesto.

Por lo tanto, en este momento debemos establecer dos puntos esenciales, las necesidades de Inversión y Financiación y las Consideraciones Estratégicas que podrían variar nuestro PAES.

  • Necesidades de Inversión y financiación: Determinar si son necesarias inversiones adicionales para capitalizar oportunidades o mitigar riesgos en cada escenario. Evaluar las necesidades de financiamiento externo, como préstamos o emisión de acciones.

  • Consideraciones Estratégicas: Riesgos y Oportunidades: Identificar y planificar para riesgos potenciales y oportunidades emergentes. Flexibilidad y Adaptabilidad: Establecer planes de contingencia para adaptarse rápidamente a cambios imprevistos.

  • Objetivos a Largo Plazo: Asegurar que los planes estén alineados con la visión y objetivos a largo plazo de la empresa.

Comunicación y Revisión

Por último, debemos conseguir crear un plan y dejarlo por escrito, de qué, cómo y cuándo vamos a proporcionar el PAES, ya sea al completo o por partes al resto de la organización. En concreto con los siguientes objetivos.

  • Involucrar a Stakeholders: Asegurar que todos los departamentos y partes interesadas comprendan los escenarios y premisas.

  • Revisión Continua: Los escenarios y premisas deben revisarse y actualizarse regularmente para reflejar cambios en el entorno de negocios.


Reflexión Final

Para terminar de hablar sobre los Presupuestos Anuales Estratégicos Simplificados (PAES), es importante pensar un poco en su valor real para nuestras empresas. Los PAES no son solo números y cálculos; son una herramienta clave que muestra cómo entendemos nuestro negocio y cómo nos preparamos para el futuro.


Primero, hay que ver que hacer presupuestos es más que jugar con números. Es un proceso que nos ayuda a entender mejor nuestra empresa y el mercado. Nos hace pensar en el futuro, no solo en el presente, y nos prepara para enfrentar posibles retos.


También, los PAES nos enseñan la importancia de planear pensando en lo que viene. En un mundo de negocios que siempre cambia, estar listos para adaptarnos es vital para seguir adelante.


Otro punto importante es trabajar juntos en los presupuestos. Cuando todos en la empresa participan, el presupuesto se enriquece y todos se sienten parte de los objetivos de la empresa. Esto crea un mejor ambiente de trabajo y ayuda a que todos vayan hacia la misma dirección.


Por último, los PAES nos recuerdan que nuestras decisiones de hoy deben ir de la mano con nuestros planes a largo plazo. Nos ayudan a balancear lo que necesitamos ahora con lo que queremos alcanzar en el futuro.


En resumen, los PAES son más que una herramienta para manejar finanzas; son un reflejo de nuestra estrategia y una guía para el éxito a largo plazo. Si los tomamos en serio, pueden ser una gran ayuda para que nuestras empresas crezcan y mejoren.


Y hasta aquí mi edición de esta semana. Si necesitas más ayuda para la creacción de tus presupuestos para el sigueinte año contáctame, y vemos la posibilidad de colaborar juntos.

Me encantaría escuchar tus experiencias, dudas y reflexiones. Si quieres, escríbeme en mi web andresmulas.com o en linkedin, siempre contesto.


Si además, crees que este contenido puede ayudar a otras personas, no dudes en compartirlo con tus compañeros/colegas de trabajo o con tus amigos.


Recuerda, si aún no formas parte de esta comunidad, ¡Te invito a subscribirte a esta Newsletter!

Un abrazo a tod@s. Andrés.

FAQs y Preguntas de Respaso


¿Qué son los Presupuestos Anuales Estratégicos Simplificados (PAES)? Los PAES son una herramienta de planificación financiera que ayuda a las empresas a anticipar y prepararse para el futuro. No solo se enfocan en números, sino también en entender el negocio y el mercado, planificar para diferentes escenarios y alinear las decisiones actuales con los objetivos a largo plazo.


¿Por qué es importante involucrar a diferentes equipos en el proceso de presupuestación? Involucrar a distintos equipos asegura que el presupuesto refleje múltiples perspectivas y fomenta un sentido de propiedad y compromiso con los objetivos empresariales. Esto lleva a una mayor alineación y colaboración dentro de la empresa.


¿Cómo ayudan los PAES a una empresa a adaptarse a un entorno empresarial cambiante? Los PAES obligan a las empresas a pensar en escenarios futuros y a planificar en consecuencia, lo que les permite estar preparadas para adaptarse rápidamente a cambios en el mercado y en el entorno empresarial.


¿Cuál es la importancia de la planificación a largo plazo en los PAES? La planificación a largo plazo en los PAES ayuda a equilibrar las necesidades inmediatas con los objetivos futuros, asegurando que cada decisión tomada esté alineada con la visión y metas a largo plazo de la empresa.


¿Pueden los PAES ser útiles para pequeñas y medianas empresas? Sí, los PAES son beneficiosos para empresas de cualquier tamaño. Ayudan a las pequeñas y medianas empresas a entender mejor su negocio, planificar de manera estratégica y tomar decisiones informadas para su crecimiento y estabilidad a largo plazo.




 
 
 

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